“El puesto de trabajo tiene que modernizarse para compartir e innovar”

La pandemia ha acelerado definitivamente la trasformación digital del puesto de trabajo. Los empleados caminan hacia un uso intensivo de herramientas TI y de colaboración a la vez que sus empresas afrontan la alineación de sus requerimientos con la tecnología y la regulación. Montse Velázquez, responsable de Workplace & Collaboration Engineering de T-Systems, reflexiona sobre este escenario.

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Montse Velázquez, Workplace & Collaboration Engineering de T-Systems
Montse Velázquez, responsable de Workplace & Collaboration Engineering de T-Systems.

La realidad está demostrando que las nuevas tecnologías están cambiando el puesto de trabajo. La nube, como principal aliado, pero también la inteligencia artificial, el 5G o la virtualización están contribuyendo decisivamente a un cambio en el puesto de trabajo para hacer más eficaz la gestión de los negocios. La colaboración se ha convertido en una condición integral para el funcionamiento y el éxito de los negocios, extendiéndose más allá del mero correo electrónico, el almacenamiento de los datos o del compartir la información.

Las empresas necesitan conceptos de colaboración para posicionarlos de manera sostenible y a la vez hacerlos atractivos a los profesionales. Es un hecho que la situación actual ha acelerado la tendencia que ya se venía produciendo tiempo atrás. La necesidad de una información segura y disponible o la puesta en común de los datos ya eran conceptos que estaban proporcionando nuevas herramientas y soluciones para hacer más eficientes y colaborativos los entornos laborales.

Ahora, “el puesto de trabajo tiene que modernizarse para compartir e innovar”, asegura Montse Velázquez, responsable de Workplace & Collaboration Engineering en T-Systems. Esta es la nueva visión y es necesario analizar cómo compartir y fomentar la colaboración, a la vez que la creatividad, para que los procesos sean más eficientes. Lo fundamental pasa por “alinear la tecnología disponible a los requerimientos de la compañía”, señala, siempre con el fin de que aumente la productividad y se desarrolle el negocio del cliente.

 

Analizar y formar para una mayor productividad

Antes que nada, es prioritario analizar las necesidades de la compañía y su día a día para conocer cómo impulsar su negocio y aumentar la productividad. “De ahí que sea relevante la alineación de los procesos de negocio con las herramientas adecuadas”, comenta Montse Velázquez. Esta es realmente una de las claves del éxito para la digitalización del puesto de trabajo.

Por supuesto, existen muchas herramientas adecuadas para impulsar la digitalización del puesto de trabajo. Una de las más utilizadas es Microsoft 365, si bien, existen múltiples que facilitan su impulso. No obstante, el acompañamiento al usuario es esencial en este aspecto. No solamente hay que abordar los proyectos de implantación, sino que, además, es necesario acompañar al cliente y sus usuarios mostrando cómo maximizar el uso de esas herramientas.

Así, T-Systems hace hincapié en el concepto User Adoption, que facilita la integración de las nuevas herramientas en el desempeño diario del usuario, con portales de autoformación, acceso a contenidos, píldoras formativas con consejos y recomendaciones, formaciones presenciales o virtuales, etc. El objetivo no es otro que, tras la habilitación de las herramientas y su adopción por parte de los usuarios, éstos sean capaces de optimizar sus propios procesos de negocio, automatizando y/o optimizándolos de manera autónoma, sacando el máximo partido al nuevo ecosistema de herramientas disponibles. “Acompañamos y formamos al usuario a rediseñar sus procesos del día a día que le permitan sacar el máximo partido a las herramientas”, destaca Montse Velázquez, quien subraya que el valor añadido es adaptar las herramientas a los procesos de negocio y no a la inversa.

 

Viaje al 'cloud'

En esta nueva coyuntura, la nube es el escenario objetivo, aunque no todas las organizaciones están preparadas para realizar este salto. Para ello, es necesaria una fase de transición donde los entornos híbridos juegan un papel relevante y ofrecen alternativas para dar solución a los impedimentos en este viaje (directivas de seguridad de compañía, madurez de aplicaciones core de negocio, etc). La responsable de Workplace & Collaboration Engineering de T-Systems apunta que se trata de un viaje de largo recorrido, donde la estrategia, el cambio cultural empresarial y la evolución de los elementos IT (como las aplicaciones y herramientas) marcan el ritmo de evolución del workplace.

En este entorno, la seguridad es un factor ineludible. La necesidad de disponer de información y de datos en cualquier momento tiene que contar con una seguridad intrínseca. Según indica Velázquez, en los proyectos que realiza la compañía se parte de la identidad como factor prioritario. La seguridad en estos escenarios ahora se trata de forma nativa, es mucho más importante que nunca y hace necesario establecer procesos robustos de autenticación para validar realmente la identidad de los usuarios (con el uso condicional de múltiples factores, incluyendo biométricos).

 

Los cuatro pilares del puesto de trabajo

Desde la visión y experiencia de T-Systems existen cuatro pilares en el desarrollo de una estrategia de implementación tecnológica de éxito para la digitalización del puesto de trabajo. El primero, hace referencia a la identidad y a la seguridad, como piezas base en el entorno; en el segundo, se sitúan las herramientas de colaboración; en tercer lugar, hablamos de la gestión del endpoint o dispositivo de acceso y, finalmente, en cuarto lugar, estaría la virtualización de aplicaciones y escritorios.

Sin duda, los entornos virtualizados ofrecen mucho potencial y complementan el puesto de trabajo digital en cualquiera de sus modalidades, ya sea de aplicaciones o de escritorios e independientemente de su ubicación (on premise o cloud). Para ello, siempre es necesario analizar las necesidades del negocio y observar la solución que mejor se ajusta a los requerimientos.

Como paso previo al abordaje de cualquier proyecto de transformación digital, la consultoría es crucial ya que permite alinear tanto tecnología como negocio, un punto que debe permanecer como pista de arranque en los proyectos. A este respecto, la consultoría facilita igualmente el poder definir conjuntamente con el cliente el roadmap e ir priorizando, por estadios, para llegar a la digitalización. Es la fase que permite controlar qué recursos se contemplan y dónde queremos llevarlos. “Se trata de realizar pequeños proyectos más agile que permitan logros que nos acerquen al horizonte de la digitalización”, resalta Montse Velázquez.

 

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